Sang tên xe ô tô cũ đúng quy định giúp bạn chính thức sở hữu xe, tránh rủi ro pháp lý, phạt nguội “từ đời chủ cũ” và thuận tiện bảo hiểm – đăng kiểm – bảo dưỡng sau này. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết, cập nhật quy định mới, kèm checklist chuẩn bị hồ sơ và ước tính chi phí để bạn chủ động thời gian – ngân sách.
Chuẩn bị trước khi mua ô tô cũ: kiểm tra pháp lý và kỹ thuật
- Đối chiếu số khung, số máy trên xe với Giấy đăng ký (cà-vẹt) và sổ kiểm định.
- Tra cứu phạt nguội trên cổng CSGT hoặc ứng dụng chính thức; yêu cầu bên bán xử lý xong các vi phạm (nếu có).
- Kiểm tra tình trạng thế chấp/tín chấp tại ngân hàng; yêu cầu giấy giải chấp trước khi công chứng mua bán.
- Kiểm tra lịch sử đăng kiểm, mốc bảo dưỡng, sửa chữa lớn; xem hồ sơ bảo hiểm, hóa đơn gara (nếu có).
- Lái thử, kiểm tra kỹ thuật: khung gầm, động cơ – hộp số, hệ thống điện, túi khí, dấu hiệu ngập nước/tai nạn.
Hồ sơ, giấy tờ cần có của bên bán và bên mua
Bên bán
- Căn cước công dân/CMND còn hiệu lực.
- Giấy tờ cư trú theo quy định hiện hành (dữ liệu cư trú, giấy xác nhận cư trú khi cần).
- Giấy đăng ký xe bản gốc.
- Sổ kiểm định/giấy chứng nhận kiểm định còn hạn.
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc (nếu còn).
- Giấy giải chấp ngân hàng (nếu xe từng cầm cố/thế chấp).
- Trường hợp là tài sản chung vợ chồng: văn bản đồng ý của người còn lại hoặc cùng ký hợp đồng.
Bên mua
- Căn cước công dân/CMND.
- Giấy tờ cư trú tại nơi đăng ký xe (dữ liệu cư trú, giấy xác nhận cư trú khi cần).
- Kinh phí: lệ phí trước bạ, phí đăng ký/biển số, phí công chứng, phí đăng kiểm điều chỉnh (nếu đổi biển), phí dịch vụ (nếu ủy quyền).
Trường hợp đặc biệt
- Xe công ty: cần Giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy giới thiệu/người đại diện theo pháp luật, con dấu/đóng dấu số.
- Mua bán qua ủy quyền: kiểm tra hiệu lực văn bản ủy quyền, phạm vi ủy quyền (được phép bán, ký, nộp rút/thu hồi đăng ký).
- Mất giấy tờ: thực hiện thủ tục cấp lại trước khi sang tên.
Quy trình sang tên xe ô tô cũ từng bước
Bước 1: Công chứng hợp đồng mua bán
- Hai bên mang đầy đủ giấy tờ đến tổ chức hành nghề công chứng để lập và công chứng hợp đồng mua bán.
- Phí công chứng tính theo giá trị xe theo biểu phí hiện hành; nhận tối thiểu 3 bản hợp đồng (mỗi bên 1 bản, 1 bản nộp cơ quan nhà nước).
Bước 2: Thu hồi đăng ký, biển số theo quy định mới
- Theo Thông tư 24/2023/TT-BCA, biển số là biển số định danh gắn với chủ xe.
- Người bán phải làm thủ tục thu hồi đăng ký, biển số tại cơ quan công an nơi đã đăng ký, trong thời hạn pháp luật yêu cầu.
- Nhận Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số để bàn giao cho bên mua kèm hồ sơ xe.
- Lưu ý: Biển số cũ được giữ lại cho chủ cũ (để tái sử dụng cho xe khác cùng loại trong thời hạn quy định). Bên mua sẽ được cấp biển số mới theo nơi cư trú.
Bước 3: Nộp lệ phí trước bạ
- Nơi nộp: Chi cục Thuế nơi cư trú của bên mua hoặc trực tuyến (nếu địa phương hỗ trợ).
- Mức thu đối với ô tô đã qua sử dụng: 2% x Giá tính lệ phí trước bạ x Tỷ lệ giá trị còn lại theo thời gian sử dụng.
- Tỷ lệ giá trị còn lại tham khảo:
- Dưới 1 năm: 85%
- Từ 1 đến dưới 3 năm: 70%
- Từ 3 đến dưới 6 năm: 50%
- Từ 6 đến dưới 10 năm: 30%
- Từ 10 năm trở lên: 20%
- Ví dụ: Xe có giá tính trước bạ theo bảng là 600.000.000 đồng, đã sử dụng 4 năm → Giá trị còn lại 50% = 300.000.000 → Lệ phí trước bạ = 2% x 300.000.000 = 6.000.000 đồng.
Bước 4: Đăng ký sang tên, cấp đăng ký và biển số mới
- Nơi nộp: Cơ quan công an có thẩm quyền theo nơi cư trú của người mua (thường là Công an cấp huyện/Phòng CSGT theo phân cấp địa phương).
- Hồ sơ cơ bản:
- Tờ khai đăng ký xe (theo mẫu, kê khai số khung số máy; thực hiện cà số khung – số máy kèm theo).
- Hợp đồng mua bán đã công chứng.
- Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số (do bên bán làm).
- Giấy đăng ký xe cũ, sổ/giấy chứng nhận kiểm định.
- Biên lai nộp lệ phí trước bạ.
- CCCD/CMND và giấy tờ cư trú của người mua.
- Nhận giấy hẹn, đóng lệ phí đăng ký/biển số theo mức thu của địa phương; nhận đăng ký xe và biển số mới theo lịch hẹn.
Lưu ý:
- Cùng tỉnh hay khác tỉnh hiện đều cấp biển số mới cho chủ sở hữu mới theo biển số định danh.
- Nếu bên bán chưa thu hồi đăng ký, cơ quan công an có thể yêu cầu thực hiện xong bước này trước khi thụ lý sang tên.
Bước 5: Cập nhật đăng kiểm và phí đường bộ
- Nếu đổi biển số: liên hệ trung tâm đăng kiểm để cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận kiểm định/tem. Một số nơi chỉ điều chỉnh dữ liệu nếu còn hạn; nơi khác có thể yêu cầu đưa xe tới đối chiếu thực tế.
- Kiểm tra và nộp lệ phí sử dụng đường bộ theo chủ sở hữu mới (nếu cần điều chỉnh thời hạn/thông tin).
Chi phí sang tên xe ô tô cũ
- Lệ phí trước bạ: 2% x Giá tính trước bạ x Tỷ lệ giá trị còn lại (như bảng ở trên).
- Lệ phí đăng ký, cấp biển số: tùy địa phương (Hà Nội, TP.HCM thường cao hơn các tỉnh/thành khác; mức thu do HĐND từng địa phương quy định).
- Phí công chứng hợp đồng: tính theo giá trị chiếc xe theo biểu phí công chứng hiện hành.
- Phí cà số khung số máy, hồ sơ: nhỏ lẻ theo thực tế.
- Phí cập nhật đăng kiểm/điều chỉnh thông tin: tùy trung tâm đăng kiểm.
- Phí dịch vụ (nếu thuê đơn vị hỗ trợ): theo thỏa thuận.
Gợi ý tối ưu chi phí:
- Thực hiện đầy đủ thu hồi đăng ký, hồ sơ thuế trước bạ chính xác để tránh đi lại nhiều lần.
- Chuẩn bị bản sao công chứng đủ bộ để nộp các cơ quan khác nhau.
Sang tên khác tỉnh có khác gì?
- Theo quy định mới, bên bán thu hồi đăng ký, biển số tại nơi xe đang quản lý; bên mua nộp hồ sơ sang tên tại nơi cư trú của mình và nhận biển số mới. Không còn khái niệm “giữ nguyên biển” khi đổi chủ.
- Hồ sơ không còn “rút hồ sơ gốc” theo cách cũ; thay vào đó sử dụng Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số và hợp đồng mua bán công chứng làm chứng từ chuyển quyền.
Thời hạn xử lý và nhận kết quả
- Công chứng hợp đồng: trong ngày nếu đủ giấy tờ.
- Thu hồi đăng ký, biển số: thường 1–3 ngày làm việc.
- Nộp trước bạ: trong ngày nếu hồ sơ chuẩn; có thể lâu hơn nếu cần xác minh giá tính.
- Đăng ký sang tên, cấp biển số: thường 1–3 ngày làm việc tùy địa phương; nhận giấy hẹn cụ thể.
- Nên hoàn tất sang tên trong thời hạn pháp luật quy định kể từ ngày ký hợp đồng để tránh bị xử phạt.
Câu hỏi thường gặp
- Mua xe chưa tất toán ngân hàng?
- Yêu cầu bên bán giải chấp, xóa đăng ký giao dịch bảo đảm trước khi công chứng mua bán. Trường hợp mua “kèm nợ” cần thủ tục chuyển nghĩa vụ vay theo quy định ngân hàng và pháp luật.
- Không có mặt người bán khi nộp hồ sơ?
- Nếu đã có Giấy chứng nhận thu hồi đăng ký, biển số và hợp đồng mua bán hợp lệ, bên mua có thể tự nộp hồ sơ. Trường hợp thiếu chữ ký/tài liệu, cơ quan công an có thể yêu cầu bổ sung.
- Có bị phạt nếu không sang tên?
- Việc không làm thủ tục chuyển quyền sở hữu đúng thời hạn có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ.
- Đăng kiểm còn hạn có phải kiểm định lại sau khi sang tên?
- Thông thường chỉ cần điều chỉnh thông tin nếu đổi biển; thực tế xử lý có thể khác nhau giữa các trung tâm – nên liên hệ trước để chuẩn bị xe/hồ sơ.
- Có cần bảo hiểm để đi đăng ký?
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự là bắt buộc để lưu hành. Bạn nên mua/điều chỉnh ngay sau khi nhận đăng ký/biển số mới.
Checklist nhanh sang tên ô tô cũ
- Kiểm tra pháp lý: số khung – số máy – phạt nguội – thế chấp – đăng kiểm.
- Công chứng hợp đồng mua bán và nhận đủ bản chính/sao.
- Bên bán làm thủ tục thu hồi đăng ký, biển số; bàn giao giấy thu hồi.
- Bên mua nộp lệ phí trước bạ tại Chi cục Thuế.
- Nộp hồ sơ đăng ký sang tên tại cơ quan công an nơi cư trú, nhận đăng ký và biển số mới.
- Cập nhật đăng kiểm, lệ phí đường bộ, bảo hiểm theo chủ mới.
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để sử dụng khi bảo dưỡng, bảo hiểm, chuyển nhượng lần sau.
