Sang tên xe ô tô đã qua sử dụng không chỉ là thủ tục bắt buộc để bạn được quyền sở hữu và lưu hành hợp pháp, mà còn giúp tránh rủi ro pháp lý về sau. Bài viết này tổng hợp toàn bộ hồ sơ, cách tính lệ phí trước bạ, các bước làm thủ tục tại công an, cập nhật theo quy định mới về biển số định danh, kèm lưu ý quan trọng để bạn hoàn tất nhanh gọn.
Checklist trước khi đặt cọc/mua xe cũ
- Đối chiếu giấy tờ xe: Giấy đăng ký (cà vẹt), số khung số máy trùng khớp trên xe và giấy tờ.
- Kiểm tra tình trạng pháp lý: không thế chấp/ngân hàng; không tranh chấp; không bị ngăn chặn giao dịch.
- Tra cứu phạt nguội, vi phạm chưa xử lý để tránh phát sinh sau khi sang tên.
- Kiểm tra hạn đăng kiểm, lịch sử bảo dưỡng, hóa đơn sửa chữa lớn (nếu có).
- Thống nhất phương án công chứng hợp đồng mua bán và thời điểm bàn giao xe, hồ sơ.
Hồ sơ sang tên xe ô tô cũ cần chuẩn bị
Bên bán
- Căn cước công dân/CMND.
- Giấy đăng ký xe bản gốc.
- Sổ đăng kiểm/tem kiểm định hiện tại.
- Giấy tờ giải chấp (nếu xe từng thế chấp).
- Hợp đồng mua bán sẽ ký tại tổ chức hành nghề công chứng.
- Thực hiện thu hồi đăng ký, biển số trên hệ thống (biển số định danh) theo hướng dẫn của cơ quan công an.
Bên mua
- Căn cước công dân/CMND và thông tin nơi cư trú.
- Hợp đồng mua bán công chứng.
- Tiền nộp lệ phí trước bạ, lệ phí đăng ký/cấp biển số.
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc (mua trước khi lưu thông).
Bước 1 – Công chứng hợp đồng mua bán xe
- Thực hiện tại phòng công chứng/văn phòng công chứng. Hai bên mang theo CCCD/CMND, giấy đăng ký xe, sổ đăng kiểm.
- Nội dung hợp đồng ghi rõ thông tin xe, giá, phương thức thanh toán, thời điểm bàn giao, nghĩa vụ nộp thuế/phí.
- Phí công chứng thu theo biểu phí nhà nước, tính theo giá trị hợp đồng; thời gian xử lý thường 30–60 phút.
- Sau khi công chứng, mỗi bên giữ ít nhất một bản hợp đồng gốc để làm thủ tục các bước tiếp theo.
Bước 2 – Nộp lệ phí trước bạ cho xe ô tô đã qua sử dụng
- Mức thu lệ phí trước bạ đối với ô tô cũ hiện hành: 2% nhân với giá tính lệ phí trước bạ còn lại sau khi áp dụng tỷ lệ chất lượng còn lại của xe do Bộ Tài chính quy định.
- Tỷ lệ chất lượng còn lại tham khảo theo thời gian sử dụng:
- Đến 1 năm: 85%
- Trên 1 đến 3 năm: 70%
- Trên 3 đến 6 năm: 50%
- Trên 6 đến 10 năm: 30%
- Trên 10 năm: 20%
- Ví dụ: Giá tính lệ phí trước bạ của dòng xe theo bảng của cơ quan thuế là 800 triệu đồng; xe sử dụng 4 năm → 50%; số tiền phải nộp = 800.000.000 × 50% × 2% = 8.000.000 đồng.
- Nộp tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc qua cổng dịch vụ công/tại ngân hàng phối hợp thu. Hồ sơ gồm hợp đồng mua bán công chứng, CCCD/CMND, giấy đăng ký xe, tờ khai trước bạ theo mẫu của cơ quan thuế. Giữ lại biên lai nộp tiền để đăng ký sang tên.
Bước 3 – Đăng ký sang tên, cấp biển số theo quy định về biển số định danh
- Thời hạn: Trong 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng mua bán, người mua phải làm thủ tục sang tên. Chậm làm có thể bị xử phạt hành chính.
- Nơi nộp: Phòng Cảnh sát giao thông hoặc Công an cấp huyện được phân cấp đăng ký xe tại địa phương nơi người mua cư trú.
- Hồ sơ đăng ký sang tên:
- Tờ khai đăng ký xe theo mẫu (có cà số khung, số máy).
- Hợp đồng mua bán xe đã công chứng.
- Biên lai nộp lệ phí trước bạ.
- CCCD/CMND của người mua.
- Giấy đăng ký xe/bản ghi nhận thu hồi đăng ký, biển số do bên bán thực hiện theo quy định về biển số định danh.
- Quy trình thực hiện:
- Cà số khung, số máy 2–3 bản, dán lên tờ khai.
- Nộp hồ sơ, đóng lệ phí cấp đăng ký và (nếu cấp mới) lệ phí cấp biển số theo khung phí địa phương.
- Nhận biển số (thường cấp ngay nếu có sẵn) và giấy hẹn trả đăng ký (2–7 ngày làm việc).
- Lưu ý theo biển số định danh: Biển số gắn với chủ cũ. Khi bán xe, biển số được thu hồi về chủ cũ; người mua sẽ được cấp biển số mới theo nơi cư trú, không còn thủ tục “rút hồ sơ gốc” giấy tờ như trước đây.
Bước 4 – Cập nhật đăng kiểm và tem kiểm định khi đổi biển
- Nếu đổi sang biển số mới, bạn cần đến Trung tâm đăng kiểm để cập nhật Giấy chứng nhận kiểm định và Tem kiểm định khớp với biển số mới trong thời hạn quy định. Thủ tục nhanh, phí đổi ở mức thấp.
- Nếu kỳ hạn kiểm định còn hiệu lực và không đổi biển (trường hợp đặc thù theo hướng dẫn của cơ quan công an), tiếp tục lưu hành đến kỳ kiểm định tiếp theo.
- Mua hoặc điều chỉnh bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc theo biển số mới trước khi tham gia giao thông.
Chi phí dự kiến và thời gian xử lý
- Chi phí thường gặp:
- Phí công chứng hợp đồng mua bán.
- Lệ phí trước bạ: 2% × giá tính trước bạ sau khấu hao.
- Lệ phí cấp đăng ký và biển số: theo khung phí địa phương (tại Hà Nội/TP.HCM thường cao hơn so với các tỉnh khác).
- Phí đổi/cập nhật kiểm định (nếu đổi biển).
- Bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc.
- Thời gian thực hiện:
- Công chứng: trong ngày.
- Nộp trước bạ: trong buổi.
- Đăng ký sang tên: 0,5–1 ngày; nhận đăng ký sau 2–7 ngày làm việc tùy nơi.
- Toàn bộ quy trình: thường hoàn tất trong 2–5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ.
Lưu ý quan trọng để tránh rủi ro
- Chỉ bàn giao xe khi đã ký công chứng và có thỏa thuận rõ về trách nhiệm nộp phí, thời điểm giao nhận.
- Kiểm tra và yêu cầu bên bán hoàn tất thu hồi đăng ký, biển số theo quy định về biển số định danh trước khi bạn đi đăng ký.
- Xe đang thế chấp phải giải chấp/xóa đăng ký biện pháp bảo đảm trước khi công chứng và sang tên.
- Ghi chính xác số khung, số máy khi cà; sai sót có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
- Không sử dụng hợp đồng ủy quyền thay cho sang tên lâu dài; rủi ro pháp lý cao khi xảy ra tranh chấp.
- Chậm sang tên quá thời hạn có thể bị phạt; việc xử lý phạt nguội phát sinh trước khi sang tên có thể ảnh hưởng đến bạn nếu không thống nhất rõ.
Câu hỏi thường gặp
- Có cần chủ cũ đi cùng khi sang tên? Không bắt buộc nếu hồ sơ đầy đủ (hợp đồng công chứng, biên lai trước bạ, chứng từ thu hồi đăng ký/biển số). Tuy nhiên, hai bên cùng đi sẽ xử lý nhanh nếu phát sinh yêu cầu bổ sung.
- Mua xe khác tỉnh có phải “rút hồ sơ gốc” không? Theo cơ chế biển số định danh, không còn rút hồ sơ gốc giấy tờ như trước; chỉ cần thực hiện thu hồi đăng ký/biển số theo hệ thống, bạn đăng ký mới tại nơi cư trú.
- Mất cà vẹt/đăng ký cũ thì sang tên thế nào? Yêu cầu bên bán thực hiện thủ tục cấp lại/thu hồi theo hướng dẫn của cơ quan công an; sau đó bạn nộp hồ sơ sang tên kèm chứng từ hợp lệ.
- Khi nào phải đổi tem/giấy kiểm định? Khi thay đổi biển số hoặc thay đổi thông tin trên giấy đăng ký ảnh hưởng đến giấy chứng nhận kiểm định; cần cập nhật để phù hợp dữ liệu quản lý.
